Kako organizirati okupljanje bivših studenata?

2024 Autor: Priscilla Miln | [email protected]. Zadnja promjena: 2024-02-18 02:00

Večer okupljanja bivših studenata, bez obzira gdje se održava i koga okuplja, zahtijeva ozbiljne pripreme i opipljive troškove. U pravilu je jednoj osobi prilično teško savladati organizaciju takvog odmora i pripremiti se za njega.

Sada često koriste usluge agencija, ali rezultat rada profesionalaca ne ispunjava uvijek očekivanja i može se razlikovati od verzije odmora koju su htjeli organizirati. Stoga je bolje da se stvar uhvatite sami, po mogućnosti u društvu od dvije, tri ili četiri osobe.

Odakle početi?

Večer susreta maturanata morate početi pripremati određivanjem broja sudionika. Odnosno, trebali biste odlučiti koga ćete prikupiti - cijeli broj, jedan razred ili grupu. Da li pozvati nastavno osoblje i koga od nastavnika pozvati. Svi ostali aspekti ovise o broju potencijalnih sudionika i gostiju događaja.

Dalje, morate pronaći sve toljudi koje treba okupiti. Bilo da planirate održati alumni večer u školi ili studentski party u restoranu, potraga za sudionicima je najvažnija, duga i najteža faza pripreme.

Nakon što se pronađu sve moguće koordinate, ljude treba kontaktirati ili nazvati, a ne samo poslati pozivnice. To se mora učiniti, jer netko neće otići, a netko će htjeti doći ne sam. Morate nazvati ili pisati učiteljima. Ne biste trebali isključiti sudionike unaprijed, usredotočujući se na vlastite ideje. To jest, ako će se, na primjer, alumni sastanak održati u Moskvi, a jedan od potencijalnih sudionika živi u Vladivostoku, ne biste trebali sami odlučiti da osoba neće doći.

Neophodno je razjasniti željeno vrijeme i datum sa svakim od onih koji prisustvuju večeri, uključujući učitelje. Također se trebate pažljivo raspitati o financijskim prilikama, odnosno pitati koliko je osoba spremna izdvojiti za organizaciju događaja.

Nakon ovih početnih faza, organizatori će imati kompletan popis gostiju i sudionika događaja, koji će sadržavati podatke o njihovom slobodnom vremenu i financijskim mogućnostima.

Što je sljedeće?

U sljedećoj fazi treba odrediti mjesto, vrijeme i okvirni scenarij večeri alumni sastanka. To nije teško napraviti, na temelju okvirnog proračuna i broja sudionika. U ovoj fazi trebat će se dvaput "progledati" proračun, kao i broj sudionika.

Prva stvar o kojoj treba početi razmišljatiscenarij - izbor mjesta. Ako se na događaju očekuje više od stotinu ljudi, a budžet je mali, unajmite kafić ili mali klub s minimalnom narudžbom po principu "za posjetitelje". Odnosno, dogovoriti se s vlasnicima ustanove da će ljudi sami naručivati piće i hranu. Ova metoda najma značajno će smanjiti troškove plaćanja ustanove.

Druga opcija je provesti sastanak bivših studenata u školi ili institutu. Ali nije uvijek ovakav način organizacije događaja ekonomičniji od najma ustanove. Za potpunu proslavu morat ćete postaviti švedske stolove, odnosno kupiti alkohol, hranu ili gotove zalogaje. Prilikom kupovine hrane trebat će vam osoba koja će kuhati. Trebat će vam stolnjaci, posuđe i još mnogo toga. Također ćete morati sve očistiti nakon završetka odmora. Osim troškova i muke, održavanje priredbe u školskoj zgradi ima i niz značajnih nedostataka, kao što su vremenska i datumska ograničenja, potreba za premještanjem i premještanjem namještaja, jer atmosfera nije namijenjena slavlju.

Najbolji način da provedete večer alumni susreta je kombinirati posjet školi ili institutu sa zabavom u restoranu. Svečani dio može se održati u školskoj dvorani ili u studentskoj publici, a samu zabavu prenijeti u restoran ili kafić. Ovim odabirom prvo morate saznati datume i sate u kojima će obrazovna ustanova moći ugostiti događaj, kombinirajte to svremenski okvir koji preferira većina sudionika i, zapravo, odaberite datum.

Nemojte odmah koordinirati odabrani datum i vrijeme s administracijom, već se dogovorite samo unaprijed. To je potrebno kako bi se pronašao odgovarajući kafić za odabrano vrijeme u blizini obrazovne ustanove, na pješačkoj udaljenosti. Vrlo je nezgodno ako je institut ili škola na velikoj udaljenosti od restorana. U ovoj situaciji, jedni neće ići na svečani dio, dok drugi neće ići na zabavu.

Međutim, u obližnjoj kafeteriji, odabrani datum ili sati mogu biti zauzeti, ali drugi datum je slobodan, što je također zgodno. Stoga je potrebno unaprijed pregovarati s obrazovnom ustanovom i tek nakon konačnog izbora restorana.

Sada možete početi razvijati scenarij, opet koristeći popis gostiju i podatke o njihovim financijskim mogućnostima. To je potrebno kako bi se odredio broj natjecanja s nagradama, jelovnik večeri koji će se naručiti unaprijed i drugi slični momenti. Scenarij večeri alumni susreta, kojemu će prisustvovati samo deset ljudi, pa makar i u verziji "+1", bit će uvelike drugačiji od programa događaja za dvadeset kolega iz razreda i ispostavit će se potpuno drugačijim sa skupa stotinu ljudi.

Međutim, svi imaju istu strukturu:

• svečani dio;
• prijelaz u restoran ili samo pauza prije početka švedskog stola;
• redovno vrijeme;
• službeni kraj;
• "nakon hodanja".

U fazi odabira scenarija u skladu s proračunom ibroj gostiju ne treba ulaziti u detalje popunjavanja svake stavke, već raspodijeliti sredstva. Najlakše je to učiniti, počevši od onoga što se troškovi mogu izračunati s maksimalnom točnošću, na primjer, od svečanog dijela. "Stanovanje" uopće ne bi trebalo biti uključeno u proračun, ali ako ima slobodnog novca, onda je sasvim moguće svima predstaviti tematski koktel na rastanku. Budžetski najnejasniji je uvijek glavni dio večeri, onaj koji ide po scenariju i uključuje razna natjecanja, lutrije i nagrade. Stoga ga na kraju treba ostaviti, a pri odabiru čime će ga napuniti polaziti od toga koliko je novca ostalo.

Kao rezultat, dobit ćete prilično detaljnu financijsku procjenu. Mora biti jasno napisan, tako da kada sudionici postavljaju pitanja o tome koji se novac od njih ubire, ne pokušavaju ispričati sadržaj večeri, već jednostavno poslati popis suhih brojeva u glasniku ili poštom. To će vam uštedjeti živce i obeshrabriti sumnjive kolege iz razreda od cjenkanja s sakupljačem.

Nakon što su sredstva prikupljena, trebali biste početi provoditi plan. Uz veliki broj gostiju događanja, obično je potrebno mnogo različitih elemenata i atributa odmora. Ne treba raditi sve po principu "kako ide", potrebno je planirati vrijeme i kupnju ili narudžbe, mnogo je praktičnije i uz jasan raspored ništa se neće zaboraviti.

Kako održati službeni dio?

Sadržaj svečanog dijela ovisi o tome koliko će učitelja biti i tko točno planirabiti prisutan. Na primjer, rektor instituta ili voditelj odjela, ravnatelj škole na večeri sastanka maturanata uvijek drže govor kojim otvara događaj. Ovo je tradicija koju treba slijediti. Ako nema “visokih činova”, a nazočan je samo razrednik ili više predmetnih nastavnika, tada pravo otvaranja večeri i vođenja cijelog svečanog dijela prelazi na njezin organizator. Nije bitno tko će od učitelja doći na događaj, svi koji su prisustvovali večeri okupljanja maturanata učitelja dobivaju cvijeće i prigodne zahvalnice.

Svečani dio ne bi trebao biti dug, ali ne bi trebao biti ni prekratak. Optimalno vrijeme je 30-40 minuta. Sadržaj bi mogao biti:

• uvodni govor ili govor direktora;
• dostava prigodnih diploma ili svjedodžbi, ali samo uz manji broj sudionika, ako je više od dvadeset osoba, tada se potvrde izdaju nakon završenog službenog dijela pri izlasku iz dvorane;
• riječi učitelja, a nakon što učitelji završe, treba pokloniti cvijeće i lijepo dizajniran "papir zahvale", isto vrijedi i za direktora ili predstavnika uprave;
• završetak i poziv za nastavak u restoran (morate podsjetiti adresu i reći da je u pozivnici).

Ako netko od maturanata želi nešto reći, onda se to radi nakon govora nastavnika i prije završnog govora organizatora praznika.

Ako postoji prilika da uvježbate svečani dio, onda to treba učiniti bez greške. Uvijek mogu postojati neke nijanse koje razlikuju stvarnost od scenarija napisanog na papiru. Trajanje govora, neradni mikrofon ili nedostatak postolja za njega i druge sitnice koje se ne mogu uzeti u obzir pri planiranju. Oni će postati vidljivi na probi i mogu se ispraviti ili eliminirati.

Možete dovršiti svečani dio, ne ograničavajući se na govor. Dobra opcija bi bila otpjevati pjesmu. Navečer sastanka maturanata, u nedostatku himne u obrazovnoj ustanovi, možete pripremiti bilo koju prikladnu temu i ne predugu pjesmu. Uz pozivnicu svakom od sudionika treba poslati njezin tekst i obrazloženje. Međutim, ako želite, možete ga duplicirati izdavanjem ispisa s riječima na ulazu u dvoranu. Ako je planirano korištenje bedževa, onda se i oni daju svima prije službenog dijela na ulazu.

Što će biti potrebno za službeni dio?

Postoje obvezni atributi službene faze događaja, koji ne ovise o broju sudionika ili veličini budžeta. To uključuje:

• cvijeće za sve učitelje;
• prigodne diplome ili "diplome";
• pisma zahvale učiteljima.

Ovo je temelj bez kojeg ne možete. Diplome i diplome možete naručiti u bilo kojoj od reklamnih agencija ili izravno u tiskarama. Međutim, izravna narudžba od tiskara, iako je jeftinija, zahtijevat će samostalnu pripremu izgleda. Ovo nije samo crtež napravljen u bilo kojem programu, postoji niz zahtjeva za takve izglede. Bez razumijevanja kakoradi se o izgledu za ispis, to ne biste trebali činiti, jer će rezultat zahtijevati promjenu, a ne krivnjom tiskarskih strojeva. Odnosno, morat ćete platiti dvaput.

Pored obaveznih atributa, elementi događaja kao što su:

• značke s imenom, razredom ili drugim podacima;
• uređenje zbornice, foajea i drugih mjesta kroz koja će maturanti prolaziti u obrazovnoj ustanovi;
• ispiši stihove ako je potrebno.

U slučaju da je vani hladno i sklisko, a restoran se nalazi daleko od mjesta gdje je počela večer alumni susreta (veljača ili ožujak, na primjer, nisu pogodni za duge šetnje), mogu iznajmiti prijevoz. Obavezno je upozoriti na najam autobusa u pozivnicama, jer ljudi mogu odbiti koristiti vlastiti automobil nakon što saznaju za dostupnost prijevoza "od vrata do vrata".

Prijelaz u restoran: je li moguće napuniti ga nečim

Hoće li vrijeme prijelaza iz obrazovne ustanove u mjesto proslave ispuniti sadržajem ili ne, pitanje je pojedinca. Ovisi o mnogim nijansama, kao što su:

• trajanje i opterećenje službenog dijela;
• vrijeme i godišnje doba;
• dostupnost prijevoza ili hodanja;
• vrijeme potrebno da se dođe do restorana;
• broj sudionika.

Po lijepom vremenu i ljeti moguće je usput koristiti klaunove, lutke u prirodnoj veličini, mimove s balonima i sličnopratnja. Time se gosti pripremaju za svečanu večer. Međutim, ako je put prekratak, na primjer, samo trebate ići na suprotnu stranu ulice, tada ga ne morate ničim puniti.

Za vožnju autobusom u trajanju od najmanje 20 minuta, možete koristiti klauna ili bilo kojeg drugog umjetnika koji priča viceve "na temu" ili, još bolje, nastupa u stand-up žanru. Isti žanr je optimalan za glavni dio događaja.

Međutim, ako ima manje od deset ljudi, takva zabava na putu je potpuno beskorisna.

Kako provesti većinu večeri?

Struktura kako se maturalna zabava odvija u instituciji, godinu dana kasnije ili deset godina nakon diplome, je ista. No, broj sudionika događaja utječe na strukturu proslave. Ako ima više od 10-15 ljudi, bit će potreban voditelj. Ako ima 5-7 sudionika, tada usluge zdravice nisu potrebne.

Sva natjecanja, lutrije ili druge zabave moraju nužno odgovarati temi večeri, kao i opijajući govori. To je jednostavno postići, samo upotrijebite nekoliko tematskih elemenata u skripti.

Struktura događaja može biti:

• organizator treba održati kratki govor za večeru, drugim riječima, ponovno otvoriti praznik;
• sljedeće zdravice trebale bi biti upućene određenim ljudima i izvijestiti o tome što su postigli u prošlosti, naravnopa i sami maturanti znaju govoriti, improvizirano;
• između dizanja čaša održavaju se natjecanja, održavaju se nastupi umjetnika ili sudionika u večernjim satima;
• prije zatvaranja treba održati lutriju s razigranim nagradama, na primjer, s potvrdom za pravo domaćina i organizacije sljedećeg sastanka.

Organizator kaže posljednju zdravicu. U njemu treba zahvaliti onima koji su došli, izraziti povjerenje u rani sastanak i objasniti da restoran stoji na potpunom raspolaganju svima onima koji se žele i dalje zabavljati, uz naznaku vremena, naravno. Odnosno, službeni dio trebao bi biti dovršen najmanje 2 sata prije isteka razdoblja najma.

Što reći u zdravicama za "adresu"?

Čestitke na večer ponovnog okupljanja ne razlikuju se puno od zdravica na drugim blagdanima. To jest, to je kratak govor koji sadrži ugodne riječi o nekome, govoreći o postignućima te osobe i pozivajući ga da pije.

Možete razgovarati o bilo čemu, ali, naravno, trebate biti spremni. Svatko ima postignuća. Na primjer, ako je odličan student i aktivistica postao domaćica, onda biste trebali zapamtiti obiteljske vrijednosti i naglasiti da je kuća najvažnija stvar koju čovjek ima. Ako kolega iz razreda radi kao mehaničar u tvornici, trebate razgovarati o vrijednosti jednostavnih profesija, bez kojih su sve pogodnosti modernog života nezamislive. Odnosno, ciljane zdravice trebale bi povećati čovjekovo samopoštovanje i zadovoljiti ga.

Nakon takvih govora treba dodijeliti diplomu "Za postignuće". Ali to treba učiniti samo ako nazdravljabit će spreman za svakog od gostiju. Ako je na fešti stotinjak ljudi, nema potrebe za pripremanjem diploma. Ali same zdravice treba izgovoriti. Treba ih osmisliti za otprilike polovicu sudionika. Nakon svakog para takvih govora, goste treba isprovocirati na iste govore o svojim kolegama iz razreda.

Tako je u potpunosti otklonjeno vječno pitanje za što piti, a svaki se od uzvanika osjeća potrebnim, a ne suvišnim na odmoru.

Što uključiti u program?

Najoptimalnija varijanta programa ovakvih događanja su nastupi samih sudionika. Ali većina ljudi ima tendenciju da odbije ponudu za nastup, pa bi organizatori to trebali prikriti natjecanjima ili lutrijama.

To jest, kao nagradu za pobjedu na natjecanju, pobjednik mora, na primjer, čitati poeziju. Za večer susreta maturanata, koji se održava po programu organiziranom po ovom principu, treba pripremiti unaprijed tiskane tekstove. Ne pamte svi pjesme napamet.

Možete uopće bez natjecanja i igrati predstave u obliku lutrije ili gubitaka. Možete dogovoriti aukciju. Odnosno, sudionik dobiva priliku nekome prodati svoje pravo govora, a novac za ovaj lot bit će početak budžeta za sljedeću večer okupljanja, čiji datum, naravno, treba biti objavljen, za na primjer, sljedeće godine.

Kako pripremiti govor?

Ovo pitanje često zbunjuje čak i najpedantnije i najtalentiranije organizatore. Zapravo, sve je jednostavno. Riječi za večer ponovnog okupljanjane smije biti pretenciozan, iskren i ljubazan. Dosta je.

Govor se ne smije odgađati. Otvaranje svečanog dijela je sasvim u roku od 5-7 minuta, naravno, ako ravnatelj ili netko od “važnih” nastavnika ne održi govor. Ne treba ih vremenski ograničavati – to je nepristojno. Završni službeni dio govora traje 4-5 minuta, može se započeti riječima: "Počinje večer povratka", "Sada idemo u restoran i zabavit ćemo se" i drugim informacijama, na primjer, o autobusima ili adresu ustanove.

Prva zdravica je potpuno simbolična i trebala bi zvučati jednostavno: “Dečki! Ovdje smo se vidjeli! Proslavimo to! Adresne zdravice sastoje se od nekoliko rečenica i traju 2-4 minute.

Poteškoće sa stolnim govorima mogu se izbjeći angažiranjem domaćina ili korištenjem ostalih sudionika koliko god je to moguće.

Što se ne smije zaboraviti?

Kada planirate večer, morate zapamtiti tri nijanse, kao što su:

• organizirajte snimanje fotografija ili videa;
• traži host;
• slanje pozivnica.

Obavezno unajmite fotografa i/ili videografa. Ovo je vrlo važan dio sastanka. Štoviše, trebali biste naručiti usluge za cijelu večer - od svečanog službenog dijela do "nakon šetnje". Rezultate njegovog rada tada je potrebno elektronskim putem poslati svim gostima događaja.

Unajmite domaćina za zabave s više od 10 osoba. Uostalom, i sam organizator je maturant i trebao bi se zabavljati, a ne pratiti program iraspoloženje gostiju.

Pozivnicu treba izdati, uključujući sve potrebne podatke: vrijeme i mjesto sastanka, naziv i adresu restorana, dostupnost autobusa, ako se planira iznajmiti, tekst pjesme, naravno, ako je ovaj element uključen u scenarij, i tako dalje.

Ne morate ispisivati pozivnice, puno ih je lakše izdati u elektroničkom obliku i poslati putem messengera ili e-pošte.